El sistema de gestión de calidad en una organización envuelve un conjunto de elementos clave: estrategias, objetivos, políticas, estructuras, recursos y capacidades, métodos, tecnologías, procesos, procedimientos, reglas e instrucciones de trabajo. La sinergia y correcta gestión de éstas hace posible que la dirección logre planificar, ejecutar y controlar todas sus actividades para asegurar el logro de los objetivos preestablecidos.
Las normas ISO 9000 son herramientas que permiten establecer las bases para que el Sistema de Gestión de la Calidad sea componente clave del sistema de gestión de una organización.
Un SGC funcional debe ser el medio que utilice tu organización para poner en práctica el enfoque de Gestión de Calidad que la dirección ha adoptado estratégicamente. La definición e implantación de un SGC según el enfoque de aseguramiento de la calidad se basa en las directrices establecidas por los modelos normativos para la Gestión de la Calidad. Éstas son normas comúnmente aceptadas para el diseño, e implantación de un SGC, que permiten además su certificación tras ser auditado por una entidad acreditada. Los modelos normativos son pues herramientas que permiten planificar, sistematizar, documentar y asegurar los procesos de negocio de una organización. El eje del SGC, según los modelos normativos, tiene tres áreas de impacto:
- La definición de una serie de procedimientos estandarizados y bien documentados.
- La documentación de los requisitos de comportamiento en un Manual de Calidad.
- El cumplimiento de las directrices estipuladas en los procedimientos.
Los modelos normativos de Gestión de la Calidad, como las normas ISO 9000, son procedimientos de gestión de la calidad y no estándares de producto. Es decir, estas normas citadas no indican cuáles han de ser los requisitos del producto, ni aseguran que la empresa vaya a elaborar productos de calidad. Simplemente son especificaciones organizativas que indican cómo definir e implantar patrones de conducta en todas las áreas y departamentos de la empresa, y cómo controlar todos los factores que potencialmente pueden afectar a la calidad del producto, asegurando un funcionamiento sistemático en las actividades relacionadas con la calidad.
Los modelos normativos de Gestión de la Calidad, como las normas ISO 9000, son procedimientos de gestión de la calidad y no estándares de producto. Es decir, estas normas citadas no indican cuáles han de ser los requisitos del producto, ni aseguran que la empresa vaya a elaborar productos de calidad. Simplemente son especificaciones organizativas que indican cómo definir e implantar patrones de conducta en todas las áreas y departamentos de la empresa, y cómo controlar todos los factores que potencialmente pueden afectar a la calidad del producto, asegurando un funcionamiento sistemático en las actividades relacionadas con la calidad.
¿Cómo identificas si en tu organización trabajan con un “SGC de papel”?
A continuación te presentamos los síntomas característicos de toda empresa que tiene un excelente SGC que únicamente está funcionando en papel y no representa una herramienta para la mejora continua ni mucho menos arroja información para implementar metodologías de mejora, te invitamos a que revises con detalle cada una de ellas:
- Enfoque departamental
- Desconocimiento de que es un proceso
- Estructura del SGC por áreas y/o departamentos
- Poco compromiso de la alta Dirección en su SGC
- Mapeos incorrectos del SGC
- Desconocimiento de los niveles de Calidad
- Falta de medición
- Indicadores no alineados a Objetivos y Procesos
- Capacitación muy pobre o nula
- Sistema de calidad para cumplir con la Norma
- “Prepara” la auditoría
- Sistema de “copia” (sin adaptar a las necesidades de la empresa)
Si mas de 5 características de las anteriores corresponden a tu SGC, entonces necesitas hacer un diagnóstico integral de funcionalidad de SGC- ISO; en Plus Integral Consultores hacemos una visita técnica en la que por medio de estudios de escritorio y un diagnóstico profundo de los procesos de tu empresa, podemos determinar la forma más adecuada para adaptar los requerimientos de la Norma a los procesos clave de tu negocio, logrando así una optimización en las operaciones con un enfoque 100% hacia la satisfacción de las necesidades de tus clientes.
Para que puedas llevar a cabo un prediagnóstico de la funcionalidad de tu SGC, puedes llevar a cabo de manera interna estos pasos:
- Determina si los objetivos organizacionales se cumplen y de manera adicional abonan a los factores críticos de éxito tales como la utilidad, productividad, calidad, control interno, costo.
- Mide si el sistema esta vivo y no solo es de papel, es decir, si se ha documentado, implementado, si es mantenido y se busca la mejora continua del mismo con resultados tangibles.
- Verifica que tu sistema de calidad aporte a través de proyectos de mejora continua hacia la optimización todos los procesos y operaciones de la empresa y no solo que “cumpla” con los requisitos de una norma.
- Desarrolla un método de auditoría para los diferentes procesos que abarca tu SGC el cual resulte en la implementación de más acciones preventivas que correctivas.
- Asegúrate de formar auditores internos de calidad, recuerda que la efectividad en una auditoria de calidad está directamente correlacionada con la calidad de los auditores que la ejecutan, por tanto dentro del plan de capacitación anual debe haber cursos que aseguren que tus auditores internos obtengan las mejores herramientas e implementen las mejores metodologías de mejora continua.
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